今週から、退社１時間前に
「しごと進捗共有タイム」をスタートしました。
やることはとても簡単！
退社１時間前になったら同僚と、お互いにしごとの進捗報告する時間を作ったんです。
これまで、定時帰りを目標にスタートさせたことはこの3つ。
・ すべての案件の進捗を『見える化する』
・ 案件に優先順位をつける
・ 時間管理をする
すべての案件の進捗を『見える化する』
わたしの所属は営業部。たえず新しい案件、緊急の案件、イベントなどの企画が発生しています。そんな部署にいるからこそ、いまじぶんが何を抱えていて、１つ１つの案件はどこまで進んでいるのか、問題は発生していないか、予定通りに行きそうかを把握し、部署の人たちと共有していく必要があります。
とは言っても、全員で毎日進捗報告をする余裕はない。
だからまず、じぶんが抱えているすべての案件の進捗を『見える化する』ことからはじめたんです。
具体的には、抱えている案件をリスト化しました。
とにかくすべて。大きい小さい関わらず。
そこに完了予定日と毎日の進捗を書き入れています。
このリストを部署の人全員が見える場所に置くようにしました。
この「とにかく全てを書き出す」はその後、案件の優先順位づけで力を発揮していきます。
案件に優先順位をつける
どの案件が最優先か。その優先順位のつけかたは例えば期日だったり、あるいは部署に課せられた目標設定だったり様々です。
「コレ急ぎ！」と依頼を受けた時に、期日や背景、その後の流れまで把握（ヒアリング）をする習慣ができました。
時間管理をする
驚きと発見が１番多かったのは「時間管理」
やりたいことリストは理想で、やったことは現実..
この言葉の意味を理解するのに１ヶ月..
ここまでくると、こういった悩みや考えはもう消えていました。
・何から手をつけていいだろう
・何を優先すればいいだろう
・何を抱えていてどこまで進んでいるだろう
そしていよいよステップアップです！
進捗共有タイムをつくる
これはじぶん以外の人も交えて。冒頭に書いたように全員ではできないので、身近な同僚とスタートし始めました。
具体的にはこんな感じです。
・退社（定時）１時間前になったらお互いの「今日進んだこと」を報告する
・いま抱えている案件で困っていることがあったら伝え合う
時間にすれば10分くらい。
お互いの業務に支障のない範囲で、毎日共有タイムを作ってきました。優先順位の確認、急ぎの案件の振り分け、デザインのアイデア出しなど。この時間を退社１時間前に設定したのには理由があります。
１つは、1日のはじまりは前日の準備からだと感じているので。夕方のここで進捗をしっかり把握しておけば、翌朝はやりたいことをスタートするところにエネルギーを注げます。
それともう１つ。
残りの１時間を誰かのために使ったり、成果物のアップデートができるから。
わたしの場合、優先順位の高い案件の作業を午前中に設定しています。退社前に翌日の準備時間を用意してるので、ここが１番「何にでも使える時間」に当てやすいんです。だから同僚のサポートなどもここで受け取り、やることができます。またお互いの成果物について感じたことを伝え合うことで、成果物のアップデートをすることもできるんです。
残業を減らし、今のリズムを維持したいです！
